Contoh Surat Resmi dan Bagaimana Cara Membuatnya

07:54:07, 26 April 2021 by Administrator

Dalam kehidupan profesional pekerjaan atau pendidikan, komunikasi menjadi hal yang penting untuk menyampaikan informasi. Penyampaian informasi dapat dilakukan antara atasan dan bawahan, murid dengan pengajar, perseorangan dengan lembaga, dan lembaga satu dengan lembaga lainnya. Kegiatan tersebut umumnya dilakukan secara formal melalui surat resmi. Agar siap menulis saat dibutuhkan, penting bagi Anda untuk mengetahui contoh surat resmi  dan cara membuatnya dengan benar.

Surat resmi memiliki format standar penulisan. Karena sifatnya yang formal surat resmi harus ditulis berdasarkan ketentuan tata bahasa dan urutan yang sudah ditentukan. Saat menulis surat resmi Anda harus teliti dan mengikuti kaidah EYD yang berlaku. Terdapat beragam jenis surat resmi berdasarkan peruntukannya yang sudah sering kita temui. Untuk mengenal dan belajar menulisnya dengan benar, artikel ini mengajak Anda untuk membahas contoh surat resmi dan formatnya secara urut sebagai berikut:

  1. Pentingnya Surat Resmi
  2. Bagian-Bagian Surat Resmi
    • Kepala Surat
    • Tanggal Surat
    • Nomor Surat
    • Lampiran
    • Hal/Perihal
    • Alamat Tujuan
    • Salam Pembuka
    • Isi Surat
    • Salam Penutup
    • Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan
    • Tembusan
  3. Contoh Surat Resmi Sekolah
  4. Contoh Surat Resmi Pemerintah
  5. Contoh Surat Undangan Resmi
  6. Contoh Surat Dinas Resmi

1. Pentingnya Surat Resmi

Surat resmi adalah suatu surat yang diterbitkan oleh  perorangan, organisasi, atau lembaga tertentu, yang bersifat formal serta berkepentingan resmi. Surat resmi seperti sifatnya harus ditulis dengan bahasa yang formal dan baku. Surat resmi penting sebagai suatu alat atau dokumen pengingat, sebab surat dinas yang sudah dibuat dapat disimpan kemudian dijadikan arsip apabila ada keperluan di waktu mendatang. Seringkali  surat resmi menjadi bukti dalam membuat suatu surat perjanjian yang dibutuhkan perusahaan atau lembaga untuk kepentingan dinas.

Selanjutnya, surat ini dapat menjadi barang bukti untuk melihat adanya perkembangan terhadap lembaga maupun suatu perusahaan. Surat resmi dalam bentuk surat dinas misalnya, dapat dijadikan sebagai pedoman untuk mengerjakan sesuatu. Contohnya untuk penulisan surat perintah, pengambilan keputusan, dan surat pemberian izin. Apabila Anda diharuskan pergi dinas dengan waktu yang lama, mencari tempat tinggal sementara menjadi hal penting dilakukan.

2. Bagian-Bagian Surat Resmi

Surat resmi memiliki struktur penulisan baku yang sudah menjadi standar. Untuk menulisnya dengan sesuai Anda harus mengikuti aturan penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya. Surat resmi walaupun dibuat untuk keperluan pribadi harus tetap mengikuti kaidah yang berlaku. Agar terbiasa ada baiknya bagi Anda untuk lebih sering membaca contoh surat resmi agar tidak ada bagian strukturnya yang lupa dicantumkan. Selanjutnya kita akan mempelajari bagian-bagian surat resmi.

1) Kepala Surat

Dalam setiap surat resmi harus terdapat kepala surat atau kita sering mengenalnya dengan istilah kop surat, hal ini karena kop surat menunjukkan identitas lembaga organisasi pembuat surat. Adapun struktur dari kop surat ini harus mengandung beberapa hal berikut ini:

  • Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada)
  • Nama instansi
  • Alamat instansi
  • Nomor telepon, faximile atau email
  • Kemudian jika surat tersebut dari perusahaan bisa kalian tambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.

Fungsi dari kop surat ini adalah untuk penanda nama dan alamat kantor instansi, memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan, dan sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak.

2) Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat adalah keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Apabila lokasi penulisan surat sudah tercantum dalam kop surat, maka tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

3) Nomor Surat

Sebagai catatan untuk arsip surat resmi memiliki nomor surat. Setiap lembaga biasanya memiliki sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

4) Lampiran

Lampiran surat merupakan dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen surat utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti daftar kegiatan, surat pendukung dari lembaga lain, laporan keuangan lebih mendetail, dan lain sebagainya.

5) Hal/Perihal

]Hal/perihal merupakan maksud atau tujuan singkat yang memuat perkara dibuatnya surat

6) Alamat Tujuan

Alamat tujuan kepada siapa ditujukannya surat resmi tersebut. Penulisannya singkat saja karena alamat lengkap tujuan biasanya dicantumkan pada sampul surat.

Kata kepada yang sering kita lihat dalam penulisan alamat surat agar efektif tidak perlu lagi digunakan. Tanpa digunakannya kata kepada pun alamat surat yang dimaksud sudah jelas. Dalam hal itu, cukup digunakan frasa Yang Terhormat yang disingkat Yth. (diakhiri tanda titik). Oleh karena itu, penulisan alamat surat sebaiknya sebagai berikut.

Yth. Sdr. Endang Pratiwi

Jalan Gelatik Dalam X/151 A

Bandung 40133

Singkatan kata atau kata untuk gelar akademis, pangkat, dan jabatan pada penulisan alamat surat tidak perlu diawali dengan kata sapaan Bapak atau Ibu karena gelar akademis dan pangkat itu sudah merupakan penghargaan kepada orang yang akan dikirimi surat.

7) Salam Pembuka

Salam pembuka adalah kata sapaan di awal surat. Kata sapaan yang biasa digunakan adalah ‘Dengan hormat” diikuti dengan tanda baca koma.

8) Isi Surat

Di Dalam isi surat resmi terdapat beberapa bagian yang harus ada, yaitu pembuka, bagian inti dan penutup. Penjelasannya adalah sebagai berikut :

  • Pembuka, kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam pembuka surat juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.
  • Isi Pokok, bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.
  • Penutup, bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.

9) Salam Penutup

Salam penutup ini berisi beberapa kata yang pada umumnya digunakan untuk menambah kesantunan dalam menyelesaikan komunikasi.

10) Nama, Jabatan, dan Tanda Tangan

 

Surat dinas akan dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, seperti pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penandatangan tersebut. Beberapa lembaga mewajibkan untuk mencantumkan nomor pegawai pada bagian ini.

11) Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat tersebut selain penerima surat. Atau jika surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat.

Baca juga : Contoh Format Surat Lamaran Kerja Untuk Melamar Pekerjaan

3. Contoh Surat Resmi Sekolah

Surat resmi sekolah biasanya berisi pemberitahuan kegiatan sekolah atau undangan kepada pihak tertentu, berikut contoh surat resmi sekolah:

SMA Bakti Jaya 2 Jakarta

Jl. Jend. Sutoyo No. 8 Jakarta

No. Telp. (021) 60507256

 

Jakarta, 20 April 2019

 

No : 159/SMA Bakti Jaya 2 /2019

Lampiran : –

Perihal : Undangan

 

Yth. Orang tua / Wali Murid

Kelas XI , XII, XII SMA Bakti Mulya

Jakarta

 

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati hari pendidikan nasional kepada para siswa dan siswi SMA Bakti Jaya 2, kami selaku pihak dari pendidikan sekolah akan menyelenggarakan acara lomba cerdas cermat antar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami selenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 14 Mei 2019

Pukul : 08.00 s.d. 11.00 WIB

Tempat : Jakarta

Acara : Lomba cerdas cermat

Demikian surat ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

 

Kepala Sekolah,

 

Doni Sudarmaji, MPd

NIP 33734445895485

 

4. Contoh Surat Resmi Pemerintah

Surat resmi pemerintah adalah surat yang ditujukan pada antara lembaga resmi terhadap pemerintah atau sebaliknya. Berikut contoh surat resmi kepada pemerintah:

PEMERINTAH KOTA MAGELANG

SMA N 7 MAGELANG

MUNTILAN, MAGELANG

Telp: (0234) 3334646 Email: dinasos@mail

 

Magelang, 08 Desember 2019

 

Nomor: 002/III/ 10 Desember 2019

Lampiran: –

Hal: Permohonan Izin

 

Yth. Kepala Dinas Pendidikan

Kota Magelang

 

Dengan hormat,

Kami selaku dewan sekolah SMA N 1 Wonosobo memberitahukan sehubung dengan kegiatan lomba antar sekolah yang akan diselenggarakan pada tanggal 10 Januari dalam memperingati hari jadi sekolah. Yang akan diselenggarakan pada:

Hari/ Tanggal: Rabu, 10 Januari 2020

Waktu: 08.00 s/d 17.00

Tempat: Halaman SMA Negeri 7 Magelang

Sehubungan dengan dibuatnya surat resmi ini, kami mengajukan permohonan izin guna menyelenggarakan acara kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak/ ibu kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Pelaksana,

 

Dela Karolin M. Kom

Baca juga : Cara Agar CV (Curiculum Vitae) Kamu Diterima